Контроль поручений и задач
Модуль Контроль поручений и задач в программе IT Audit позволяет ставить сотрудникам задачи и контролировать их исполнение.
IT Audit работает на всех типах устройств и приложений:
- Desktop-приложение на Windows
- Интернет-браузер (Web-приложение)
- Приложение Android
Ключевые особенности программы по контролю поручений IT Audit
-
Простой и удобный интерфейс -
Бессрочная лицензия от 3000 ₽ -
Высокая скорость работы программы -
Работа в локальной сети и через Интернет
Возможности IT Audit по контролю поручений
Простая и удобная постановка поручений сотрудникам
После постановки задачи исполнитель на e-mail и в программе получит уведомление
Контроль сроков выполнения поручений
Инициатор получит уведомление о просроченной задаче
Разграничение прав доступа пользователей к поручениям
В программе более 50 настроек разграничения прав доступа
Уведомления и напоминания по поручениям
Уведомления направляются на e-mail и открываются в программе
Создать поручение просто
При создании поручения приводится:
- Краткое содержание задания
- Ответственное лицо
- Срок выполнения задачи (дедлайн)
Детальное описание поручения и необходимые файлы прикрепляются в удобной карточке задачи.
Детальное описание и направление задачи в работу
В карточке поручения инициатор может детально описать задание и прикрепить необходимые файлы. Письменная постановка задачи исключает произвольное толкование задания.
Инициатор нажимает на кнопку В работу и исполнитель получает уведомление о новой задаче.
Ознакомление исполнителя с поручением. Начало выполнения
Получив уведомление о новой задаче исполнитель знакомится с заданием и если оно понятно, приступает к его выполнению - нажимает кнопку Начать выполнение.
Если задание требует уточнения, исполнитель может направить инициатору поручения свои вопросы и комментарии. Вся переписка сохраняется.
После принятия поручения на исполнение его инициатор получит уведомление о начале выполнения задания.
Завершение выполнения поручения
При выполнении поручения в карточке поручения:
- приводится результат выполненной работы
- прикрепляются подготовленные файлы документов
- при необходимости вносится фактическое время выполнения задания
После выполнения поручения исполнитель устанавливает прогресс выполнения и нажимает кнопку Выполнено.
Проверка выполнения задачи руководителем - контроль задач
После выполнения исполнителем поручения, инициатор и контролер получат сообщение.
С результатами работы знакомится автор поручения и контролирующее лицо. Ответственные за поручение работники либо принимают работу - нажимают кнопку Завершить, либо отправляют задание на доработку.
Мобильное приложение на Android
Перечень задач в программе контроля поручений
В программе IT Audit поручения приводятся в виде перечня поручений. По просроченным поручениям приводится 
пиктограмма.
Таблицу со списком поручений пользователь может настроить с учетом необходимых полей:
Предусмотрена возможность отбора поручений по многочисленным параметрам, среди которых: исполнитель, автор поручения, контролирующее лицо, содержание и состояние задачи, плановое окончание (дедлайн), просроченные поручения.
Пользователь может быстро и удобно найти необходимые поручения. Например, находящиеся в работе задачи или выданные задания.
Контроль срока исполнения задач
При использовании программы по контролю поручений IT Audit инициатор задания заблаговременно получит уведомление об окончании срока выполнения задания. В программе можно создать напоминание о поручении на определенную дату.
При просрочке выполнения поручения по просроченному поручению в перечне поручений будет приведена пиктограмма с информацией о просрочке в днях и часах. Просрочка выполнения поручения рассчитывается как разница в днях плюс разница в часах от плановой даты окончания выполнения поручения до фактического времени его выполнения или текущей даты, если поручение еще не выполнено.
При отсутствии просрочки выполнения поручения по поручению будет приведена пиктограмма 
. Информация о просрочке поручения также приводится в отчете.
Контроль исполнения поручений
По результатам выполнения поручений формируется сводный отчет по исполнению поручений за выбранный период:
- количесто выполненных поручений
- количество просроченных поручений
- фактическая трудоемкость выполнения поручений
При необходимости информацию можно детализировать вплоть до конкретного поручения.
Несколько исполнителей по поручению и создание подзадач
По поручению может быть установлено несколько исполнителей.
Если возникает необходимость распределить объем работ и ответственность между исполнителями, то поручение может быть разделено на более детальные задания - подзадачи.
Замена исполнителя по задаче
При необходимости, по поручению может быть произведена замена исполнителя. Исполнитель поручения получит уведомление об отклонении выполнения поручения или об изменении ответственных лиц по поручению. История изменения ответственных лиц по поручению сохраняется в программе и может быть выведена в отчет.
Создание повторяющихся заданий
В программе могут автоматически создаваться повторяющиеся поручения. Период повторения может настраиваться по дням недели, месяцам, годам.
Бесплатный корпоративный чат
В программу IT Audit встроен бесплатный корпоративный чат. Клиент-серверный корпоративный чат программы IT Audit позволяет организовать переписку сотрудников компании. Чат позволяет передавать файлы. Переписка в онлайн чате хранится на собственном сервере компании.
Настраиваемый интерфейс программы
В программе IT Audit пользователи могут настроить интерфейс с учетом индивидуальных предпочтений.
Разграничение прав доступа к задачам
Система управлению задачами IT Audit позволяет ограничить доступ к поручениями, по которым пользователь не является ответственным лицом (исполнителем, инициатором или контролирующим лицом). Сотруднику будут не доступны задания, предназначенные другим сотрудникам.
Примеры настроек по разграничению прав в IT Audit:
- руководителю отдела будут доступны все поручения, исполнителями по которым являются сотрудники подчиненного ему отделу
- руководителю департамента (включает несколько отделов) будут доступны поручения любого сотрудника департамента и подчиненных отделов
- руководитель компании будут доступны задание любого сотрудника
Организация работы программы контроля задач
Программа IT Audit является сетевой и поддерживает работу в локальной сети и подключение через Интернет для организации работы территориально-удаленных подразделений или сотрудников. Доступно мобильное приложение для Android .
Находясь вне офиса, Вы всегда будете владеть информацией о выполнении выданных Вами заданиях. Информация о ходе выполнения задания также направляется по электронной почте инициатору поручения и контролирующему лицу.